Menulis Surat Dinas

Menulis Surat Dinas Berdasarkan Isi, Bahasa, dan Format yang Baku

Meskipun teknologi sudah berkembang sangat pesat dan berbagai alat komunikasi canggih telah diciptakan, kedudukan surat sebagai sarana komunikasi belum sepenuhnya tergantikan. Apalagi, dalam urusan kedinasan yang bersifat resmi, surat menyurat masih sangat di butuhkan. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai dokumen, arsip, atau bukti yang dibutuhkan untuk berbagai keperluan.
Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh instansi/lembaga/ organisasi/badan/institusi (terutama pemerintahan) kepada seseorang atau instansi lain. Surat dinas berisi berbagai hal yang berhubungan dengan
Kepentingan administrasi pemerintahan. Beberapa jenis surat yang termasuk
surat dinas adalah sebagai berikut.

1. Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut.
a) Identitas pemohon.
b) Isi permohonan.
c) Tujuan dan alasan memohon.
d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
a) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
b) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
c) Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

3. Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:
a) data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;
b) data pribadi pihak vang diterangkan;
c) isi keterangan;
d) keterangan tanggal berlakunya surat; dan
e) pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4. Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

Contoh surat permohonan :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
Jalan Jenderal Sudirman Senayan Jakarta rozTo
No. Telepon (021) 5711144 (hunting)

13 April 2007
Nomor : 015315/A1/LL/Vl/2007
Lrnrpiran : 1 lembar berisi susunan acara
Hal : Pagelaran Gamelan Bali dalam Rangka Hardiknas 2007
Kepada
Yth. Kepala SD, SMP, SMA, SMKpar Santa Laurensia
di Serpong, Banten

Dengan hormat,
Kami sampaikan bahwa dalam rangka Peringatan Hari Pendidikan Nasional pada 2 Mei 2007 akan diadakan acara penyerahan Arsip Depdiknas kepada Kantor Arsip Nasional bertempat di Kantor Pusat Departemen Pendidikan Nasional Jalan Jenderal Sudirman Jakarta, dilanjutkan dengan acar pagelaran kesenian.
Berkenaan dengan acara tersebut, kami mengharapkan peran serta pada acara kesenian dimaksud dengan menampilkan gamelan Bali.
Geladi belsih akan diadakan pada Senin, 30 Mei 2007, pukul 08.30 WIB.
Demiikianlah kami sampaikan. Atas partisipasi Bapak/lbu. Kami mengucapkan terima kasih

Ketua Seksi Upacara Bendera,
Protokol dan Ziarah
Hardiknas 2007
I Dewa Gde oka
I Dewa Gde Oka Wiwaha, SH

Contoh surat keterangan:

PT Sinar Gemilang Kinerja
Jln. Kepatihan VII NO. aB
Yogyakarta

SURAT KETERANGAN PENGAI-AMAN BEKERJA
No. 105/KODE. B/IVIII/2007

6 Agustus 2007
Yang berlanda tangan di bawah ini:
Nama : Ir. Cosmas Supriyatna
Jabatan : Direktur PT Sinar Gemilang Kinerja
alamat : Jl. Kepatihan VII NO.28
Yogyakarta

Menerangkan dengan sesungguhnva bahwa:
nama : Andika Putra Surnantri
alamat : Jl. Pakubuwono VII Sleman Yogyakarta 12120

benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin sejak tanggal 17 juli 2001sampai dengan 17 Juni 1997 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer Marketing.
Selama menjadi karyawan pada perusahaan kami, Saudara Andika Putra Sumantri telah rmenunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan diri atas kemauannya sendiri.
Demikian surat keterangan ini kami buat agar pihak yang berkepentingan memakluminya.

Direktur
Cosmas
Ir. Cosmas Supriytna

Contoh Memo:
PT JASA MANDIRI
Kcpada : Kabag Pemasaran
Dari : Direktur Pemasaran
Hal : Promosi

sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara mempersiapkan rnakalah dan brosur yang akan dibagikan.

Terirna kasih
Jakarta. 3 Februari 2005

Joko Sumbogo

Aktivitas Diri
Bacalah dengan cermat surat permohonan berikut ini !

OSIS SMA PERMATA BANGSA
Jl. Amangkurat No, 57 Magelang Jawa Tengah
Teleoon 322 743

Magelang,8 Desember2 007
No. : 32/OSIS/PB/X/2006
Hal : Pemberitahuan

Kepada
YTH. lbu Kepala PMI Cabang Magelang
Di Magelang

Hormat kami,
Sehubungan dengan musim liburan akhir tahun yang sebentar lagi tiba. Kami para siswa-siswa SMA Permata Bangsa di Jl, Amangkurat No. 57 Magelang Jawa Tengah Telepon 322 743, akan mengisi kegiatan liburan akhir tahun ini dengan kegiatan yang positif. Kami akan menyelenggarakan kegiatan bhakti social berupa aksi donor darah, bazaar murah, dan kunjungan ke panti - panti social yang ada di sekitar Magelang. Kegiatan tersebut akan dilaksanakan mulai tanggal 26 - 30 Desember 2007.
Berkaitan dengan hal, maka kami ingin meminjam satu unit mobil ambulans dan tenaga medis untuk memfasilitasi kegiatan social tersebut, khususnya untuk kegiatan donor darah.
Untuk informasi dan keterangan lebih lanjut berkenaan dengan kegiatan
tersebut, silahkan menghubungi kami pada nomor telepon 3218864 dengan Saudara Benowo.
Demikianlah permohonan ini kami ajukan kepada Saudara. Atas perhatian
dan kerjasamanya,k ami tidak lupa untuk menghaturkan banyak-banyak terima kasih sebelumnva.

Dengan hormat

Mengetahui,

Beatrix Vena Sukirmanto
Beatrix Vena Maharani Drs. Sukirmanto
Ketua Panitia Kegiatan Kepala Sekolah SMA PB
1. ldentifikasi dan tandailah bagian-bagian surat di atas yang kurang tepat.
2. Salin dan perbaikilah redaksional dan sistematika surat dinas di atas sehingga menjadi lebih baik dan benar.
3. Tulislah di selembar kertas dan kumpulkanlah kepada gurumu.